Actualmente, Bidafarma se encarga de la gestión integral de la vacuna contra el Covid-19 en Andalucía, a través de sus almacenes ubicados en Sevilla y Granada. Además, realiza parte de la logística en Extremadura. Ignacio Pérez, su director de Relaciones con la Industria y de Comunicación, nos recuerda que no es lo mismo llevar a cabo la distribución que realizar la custodia y la conservación. "Nosotros recibimos 70.000 vacunas todos los lunes, entre Sevilla y Granada", informa. Se gestionan a través de un programa informático elaborado ad hoc, que ha diseñado Bidafarma y con el que la Junta de Andalucía genera los pedidos y sus destinos. Asimismo, el Gobierno regional puede tener conocimiento en tiempo real de su stock y trazabilidad de los viales.

Las instalaciones de la cooperativa en Andalucía tuvieron que adecuarse y adaptarse para la recepción y almacenaje de estas vacunas cumpliendo con todos los requisitos técnicos exigidos por la Autoridad Sanitaria según los requisitos del fabricante. Para ello, de acuerdo con el Protocolo de las vacunas contra el coronavirus por parte de Bidafarma, se han desarrollado protocolos de recepción, preparación, despacho y transporte, además de planes de contingencia de toda la operativa, así como de robos y gestión de alertas.

En ambas sedes, Sevilla y Granada, se han equipado con ultracongeladores para conservar las vacunas a las temperaturas exigidas. Disponen de tres congeladores, dos ultracongeladores. Los de -80 grados, para las de Pfizer, que los suelen tener a -86, y el de -20, que es donde se guardan las de Moderna. Matiza que la de Pfizer se conserva a -86, pero se transporta entre 2 y -8 grados. La nevera ORCA está autorizada por para el transporte. Sin embargo, Moderna que se conserva a -20 y hay que transportarla a -20. Las dosis de Moderna entran los miércoles. Estos ultracongeladores están en una Sala de Control habilitada, con diversas medidas de seguridad para su acceso (llave, tarjeta magnética y código de control) y videovigiladas las 24 horas a las que únicamente tiene acceso el director técnico del centro y el personal implicado en exclusiva en esta operativa.

Se han implementado medidas de seguridad adicionales, dedicando en los almacenes sistemas de vigilancia exclusivos a todo el proceso de gestión de la vacuna. "Se puso seguridad telemática, así como la seguridad que ya tenemos nosotros dentro de nuestras instalaciones. Se ha sumado en los transportes la Guardia Civil y en la custodia la Policía Nacional adscrita a la Junta de Andalucía", remarca.

"Ya tenemos toda la logística preparada para las vacunas que tienen que venir", asegura Pérez. No es cuestión de espacio. Ahora mismo, las dosis que están dentro de su almacén son de seguridad, para las personas a las que ya se les ha aplicado la primera y están esperando a que les pongan la segunda dosis. El director de Relaciones con la Industria y de Comunicación considera que el proceso se agilizará cuando se apruebe y empiece a venir la de AstraZeneca. "Lo que pasa es que tenemos que tener una reserva para que a las tres semanas no te pille fuera de juego. Imagínate que mañana por H o por B el avión no puede salir o no puede aterrizar, o tiene una avería y dejas colgada a un de gente con la segunda dosis. Tienes que tener un remanente esperando para vacunar con la segunda dosis. Nosotros estamos preparados por completo para lo que venga", asevera. Bidarma se encarga tanto de la custodia y conservación como de la distribución de la vacuna en toda Andalucía y en Extremadura tiene la distribución.

En Andalucía, Bidafarma entrega en los hospitales y en los centros de vacunación, en el formato que la Junta les indique. Cada caja de Pfizer trae 195 viales. Y cada vial incluye entre cinco y seis dosis. Si hay un centro de vacunación que no necesita una caja entera de 195 viales, Bidafarma prepara otra cantidad en cajas de 15 viales. "Metemos ahí las vacunas, la etiqueta y las mandamos", aclara. Una vez que lo reciben en el centro de vacunación, son los profesionales de éstos los que se desplazan a las residencias.

¿Cuáles son las ventajas para esta vacunación específica contra el Covid-19 el que Bidafarma pertenezca a la distribución farmacéutica? Responde que la principal ventaja es que ellos son "el auténtico especialista en el medicamento". Subraya que lo trata un farmacéutico con un director técnico que es farmacéutico. La vacuna se recibe y se repasa con los inspectores de la Junta Andalucía y con los inspectores de Sanidad Exterior. Insiste en que ellos están "más que habituados al manejo de medicamentos, al manejo del fármaco". En ese sentido, son conscientes de lo que puede influir una rotura de la trazabilidad o una rotura de la cadena de frío. Un dispositivo demuestra que no se ha roto la cadena de frío y con un GPS para saber en cada momento donde está cada caja. Se pregunta quién va a hacer mejor todo esto que el propio farmacéutico, que es el especialista en el medicamento.

Por último, resalta que esto no es un logro de la distribución, que "es un logro de la farmacia comunitaria". Los dueños de las cooperativas son los farmacéuticos. "Esto es una colaboración más de la farmacia a la pandemia", reflexiona. No solamente no han dejado de abrir un día la farmacia. Han ayudado en todo lo posible como profesionales de la salud en primera línea y ahora contribuyen de esta manera al proceso de vacunación.

Protocolo

A continuación, se detalla cómo Bidafarma gestiona la vacuna de Pfizer por sus características especiales de conservación. La de Moderna es similar, pero con diferente rango de temperatura.

El Ministerio de Sanidad recibe del fabricante las vacunas, Pfizer en el caso que estamos describiendo, y los distribuye a los distintos puntos autonómicos designados, a través de un operador logístico que ellos eligen, hacia los centros logísticos que se encargarán de la gestión que, en el caso de Andalucía, están ubicados en Sevilla y Granada.

Durante todo el proceso de recepción de la vacuna, el director técnico de Bidafarma siempre está presente junto a los inspectores de la Consejería de Salud y Familias de la Junta de Andalucía que supervisan y verifican toda la operativa. En el caso de la vacuna de Pfizer, también se encuentran presentes funcionarios de la Administración del Estado, en concreto, de Sanidad Exterior, que verifican la correcta operativa y las cantidades de vacunas recibidas. Todo queda registrado mediante actas.

La vacuna se recibe en un contenedor térmico Softbox, que está compuesto por una caja donde se encuentran la bandeja de viales, junto a una capsula de hielo seco; una tapa de espuma. Esto se encuentra dentro de un envase térmico de envío. La caja está dotada de un dispositivo de control de temperatura y un GPS. Cuando se comprueba que el traslado ha cumplido con las condiciones marcadas, a través del mismo se reporta a Pfizer la recepción.

En ese momento el director técnico y los inspectores comprueban que sean las cantidades y lotes previstos.

Una vez todo es correcto, pasan cada caja a la Sala de Control, donde se alberga el ultracongelador. Allí el director técnico manipula cada envase con las diferentes medidas de protección requeridas para ello y atendiendo a todas las medidas de seguridad.

Proceso de apertura y manipulación:

1.- Romper el sellado de seguridad.

2.- Cuando se abre el contenedor, el director técnico ve un dispositivo de control de temperatura. Este dispositivo monitoriza continuamente la temperatura de la vacuna durante el transporte y momento de entrega y certifica que ha cumplido con las condiciones necesarias durante todo el transporte.

3.- Se retira la capa de hielo seco, se retiran las cajas donde están incluidas los viales.

4.- Se introduce en el ultracongelador.

El proceso desde la apertura y la introducción en el ultracongelador, no debe superar los tres minutos.

Una vez depositadas en el ultracongelador, se les da entrada informáticamente en el sistema creado especialmente para ello.

Cada día, los almacenes de Bidafarma designados reciben los pedidos de los centros de vacunación de su ámbito de actuación, a través de una aplicación web desarrollada en Bidafarma por el Departamento de Sistema de la Información.

A esa petición le acompaña una orden que identifica el pedido y el número de viales que se debe extraer de la cama de ultracongelación.

El director técnico, junto con personal, se encarga de extraer la cantidad total de viales a preparar en función de las peticiones solicitadas. En esa preparación se tiende a unificar, siempre que sea posible el despacho con todas las peticiones, para minimizar el tiempo de apertura del ultracongelador, ya que este no debe permanecer abierto más de tres minutos y no se debe volver a abrir como mínimo hasta tres horas después.

La zona de preparación del pedido se encuentra ubicada en una cámara frigorífica 2-8°C que dispone de:

-Zona de preparación: compuesta por mesa y placas protectoras de goma en el suelo para minimizar la rotura de viales durante la manipulación en caso de caída.

-Equipo informático e impresora.

-Terminal NUT de radiofrecuencia.

-Papel burbuja y cinta adhesiva.

-Documento Registro de Picking (etiquetas).

-PDA.

El terminal de Radiofrecuencia NUT mostrará el centro que solicita el pedido y al picar sobre él le abrirá la cantidad total a despachar, visualizando el número de viales que debe preparar, en forma de bandeja de 195viales y/o packs de 15 viales.

Una vez terminado y confirmado, el sistema imprime una etiqueta triple con la misma información:

-Centro de vacunación: nombre y dirección.

-Persona de contacto.

-Fecha y hora de elaboración del pedido.

-Unidades y lotes suministrados.

Estas etiquetas se pegan en el pedido de forma identificativa, en el albarán de entrega y en Cuaderno de actividades del director técnico, como registro de picking.

Una vez envuelto el pedido con material de protección, se acondiciona la nevera ORCA empleada para la distribución de los pedidos, que permite el traslado a temperatura controlada.

En el caso de Pfizer, la ORCA es acondicionada por la Dirección Técnica del centro previamente, con plazas acumuladoras internas a temperatura 2-8°C. Para ello, es necesario atemperarlas 4.50h extrayéndolas de la cámara congeladora de -20°C que las alberga.

En el caso de Moderna, el transporte se realiza a -20°C, y se usa el mismo dispositivo (ORCA) pero con placas homologadas de -20º, hasta su destino, donde ya si se conservaran entre los 2º-8ºC

Además, Bidafarma dispone de equipos de reemplazo por si fueran necesarios.

Una vez preparado, se clasifican los pedidos por rutas y se disponen para los repartidores si salen inmediatamente o se conservan en la cámara frigorífica hasta su salida.

Antes de la salida de ruta, cada conductor abre en su PDA la ruta y procede a realizar el picking de los bultos que dispondrá en función de entregas a realizar bajo la supervisión del director técnico.

Al confirmar y cerrar la ruta en la PDA, se genera una Hoja de Carga y un documento que debe ser entregado con el pedido en el centro de vacunación, que debe ser registrado con el DNI y nombre de la persona que recibe el pedido, así como sello del centro. Este documento vuelve a la cooperativa para ser custodiado.

Tras ello, el conductor se dirige a los puntos de entrega establecidos y una vez llegado, extrae cada pedido y los introduce en una mochila térmica específica para el traslado desde el vehículo al centro. Una vez entregado el pedido, confirma la entrega en la PDA y vuelve al almacén de origen para entregar al director técnico la nevera ORCA, el registrador y el documento de entrega firmado por el receptor del centro de vacunación.